شناخت، تحلیل، طراحی سیستم دستی، آماده سازی، استخراج و ورود اطلاعات، سیستم اطلاعاتی اسناد و مدارک معاونت توسعه مدیریت و منابع وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی

شرکت گنجینه رای‌مهر در سال ۱۳۸۸، طی قراردادی با معاونت توسعه مدیریت و منابع وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی، به منظور طراحی سیستم دستی جهت آماده‌سازی و استخراج اطلاعات موجود در این معاونت، اقدام به بررسی، شناخت و تحلیل اطلاعات اسناد و مدارک بایگانی این معاونت و طراحی سیستم اطلاعاتی مورد نیاز نمود. سپس بر اساس سیستم طراحی شده و با استفاده از گاربرگه‌های استخراج اطلاعات، اقدام به استخراج اطلاعات اسناد و مدارک بایگانی این معاونت و ورود این اطلاعات به نرم‌افزار گنجینه نمود.

در این فرآیند، ابتدا وضعیت موجود سیستم اطلاعاتی اسناد و مدارک بایگانی معاونت بررسی گردید و پس از شناسایی اسناد متنوع موجود شامل انواع گزارش‌ها، بخشنامه‌ها، صورت‌جلسات، آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌ها و مدارک مربوط به تشکیلات و نیروی انسانی، اقدام به طراحی سیستم، جهت وضعیت مطلوب نمود. طراحی وضعیت مطلوب بر اساس بررسی ۱۷۰۰ سند صورت پذیرفت و برای هر نوع سند، کاربرگه استخراج اطلاعات طراحی شد. در این طراحی، برای سازماندهی اطلاعات، رده‌بندی روسو انتخاب گردید. همچنین برای تکمیل کاربرگه‌های استخراج اطلاعات اسناد، راهنمای تکمیل تدوین شد.