يکی از مهم‌ترين ارکان هر سازمان، ارگان و يا نهادی اطلاعات آن است برای داشتن اطلاعات و استفاده بهينه از آن‌ها بايد راه‌های دستيابی مطلوب از طرق مختلف مهيّا گردد.

در راه رسيدن به اين مهم دو بخش اساسی وجود دارد:
   1- داشتن سيستمی جهت پردازش اطّلاعات (ظرف)
   2- قراردادن اطلاعات در جايگاه مناسب هر يک (مظروف) و مديريت آن

شرکت رای‌مهر دست همه‌ی افرادی که به فکر مديريت اطّلاعات هستند به گرمی می‏فشارد و مفتخر است تا در تحقق اين امر همراه و هميار شما باشد.

جهت سازماندهی اطّلاعات مراحل زير را پيش‌بينی نموده‌ايم که با توجه به نيازهای درخواستی امکان افزايش، کاهش و نيز اجرای تنها بخش‌هايی از اين مراحل ميسّر خواهد بود.
بديهی است انجام امور فوق، با بهره‏‌گيری از نرم‌افزار گنجينه امکان‌پذير است.

◊ شناخت وضع موجود
◊ شناخت وضع مطلوب
◊ طراحی کاربرگه‌ها
◊ طراحی سيستم
◊ طراحی دستورالعمل نحوه نگهداری منابع
◊ طراحی دستورالعمل نحوه انتخاب و تبديل مدارک به شکل ديجيتال
◊ استخراج اطّلاعات (فهرست‌نويسی و رده‌بندی)
◊ تهيه نسخه ديجيتال منابع در صورت نياز
◊ ورود اطّلاعات به نرم‌افزار
◊ پيوست نسخه ديجيتال
◊ ويرايش نهايی اطّلاعات
◊ آماده‌سازی منابع
◊ فايل کردن منابع و کارت‌ها